รูปแบบการใช้ OKRs ในองค์กร

ในระยะหลังนี้ มีหลายคนได้พูดถึงระบบ Objective and Key Results หรือที่เรียกสั้น ๆ ว่า OKRs กันมากขึ้นเรื่อย ๆ ครับ

OKRs เป็นระบบที่ Google นำไปใช้ และทำให้หลายองค์กรก็นำมาใช้ตาม โดยหลัก ๆ แล้ว มันเป็นระบบการตั้งเป้าหมายและมีการวัดผล โดยเปิดให้พนักงานได้เข้ามามีส่วนร่วมเป็นอย่างมาก

ใครยังไม่คุ้นเคย ลองไปอ่านบทความเรื่อง OKRs คืออะไร ก่อนก็ได้ครับ

แต่คำถามที่เกิดขึ้นในระยะหลังคือ เอ แล้วเราควรนำมาใช้ในองค์กรอย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งบางองค์กร ก็มีการใช้ระบบ KPI แบบเดิม ๆ อยู่ เราควรเอามาแทนเลยดีไหม หรือทำคู่กันไปดี

เพื่อตอบคำถามนี้ ผมเลยขออนุญาตนำเอารูปแบบการใช้ OKRs ในองค์กรมาเล่าให้ฟัง จากประสบการณ์ที่ได้เจอมาเองในหลายองค์กรนะครับ เริ่มกันเลยแล้วกันครับ

1. นำมาใช้เป็นระบบเดียวตั้งแต่แรกเริ่มเลย อันนี้ มักจะเกิดกับองค์กรที่เพิ่งเกิดใหม่ อย่าง Startup ต่าง ๆ ที่ยังไม่มีระบบอะไรอยู่เลย หรืออาจจะเป็น SMEs ที่ก็ยังไม่ได้มีระบบอะไรเป็นรูปธรรม แนวทางแบบนี้ ทำได้ไม่ยากนัก เนื่องจากพนักงานยังไม่ได้คุ้นเคยกับระบบใดเลย การเริ่มนำมาใช้ก็อาจจะง่ายหน่อยคือ เริ่มได้ทันที ขอแค่สื่อสารให้ทุกคนเข้าใจเท่านั้นว่าระบบนี้คืออะไร

2. นำมาใช้ทดแทนระบบเดิมที่ใช้อยู่ อันนี้เริ่มจะยากขึ้นหน่อย เช่น องค์กรอาจจะใช้ระบบ KPIs แบบเดิม ๆ อยู่ แต่รู้สึกว่าระบบเดิมมันไม่ work และกำลังหาระบบใหม่ ๆ มาแทน แบบนี้ ก็อาจจะทำได้ โดยชี้แจงให้เห็นว่า OKRs มันต่างจากระบบ KPI แบบเดิม ๆ อย่างไร ต้องบอกว่าจากประสบการณ์ผม ส่วนใหญ่พนักงานมักจะชอบ OKRs มากกว่า เพราะให้อิสระเขามากกว่า แต่ผู้บริหารเองอาจจะลังเล เพราะเหมือนกับเขาสูญเสียอำนาจการควบคุมบางอย่างไป

3. นำมาใช้คู่ขนานกับระบบเดิม อันนี้ เป็นแนวทางที่ยากที่สุด เพราะมันจะต้อง Run ไปพร้อมกันทั้ง 2 ระบบ ซึ่งมันจะง่ายที่จะทำให้เกิดความสับสนขึ้น โดยอันนี้ก็มีหลายแนวทางอีกดังนี้ครับ

3.1 แบ่งแยกตามหน่วยงาน เช่น บางองค์กร เขาจะมีหน่วยงานบางหน่วยแยกออกมาเป็นพิเศษ เช่น เป็นหน่วยงานเกี่ยวกับ Business Development เขาก็จะทำ OKRs และยกเลิกการใช้ KPIs ไป ส่วนหน่วยงานเป็น Traditional เดิม ๆ เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายตลาด ฝ่ายผลิต ก็ยังใช้ KPIs แบบเดิม ๆ ไปก่อน และอาจจะนำไปใช้ภายหลัง

3.2 แบ่งแยกตามลำดับขั้น บางองค์กรก็อาจจะยังไม่แน่ใจว่า OKRs มันจะดีไหม เขาก็เริ่มจากแค่ระดับ CEO และ C Level เช่น CFO CMO อะไรแบบนี้ก่อน ส่วนระดับล่างลงมายังใช้ KPIs แบบเดิม ๆ ไปก่อน เอาไว้ค่อยแน่ใจ จะค่อย ๆ ไล่ไปตามลำดับทีหลัง

3.3 แบ่งแยกตามลักษณะของงาน เช่น ถ้างานประจำ ยังคงใช้ KPIs เป็นระบบหลักอยู่ แต่ถ้าเป็นโครงการพิเศษที่ CEO ตั้งขึ้น เพื่อใช้ในการปรับปรุงการทำงานในองค์กร ก็เอา OKRs มาใช้ แต่ถ้าเป็นแบบนี้ ระบบการให้รางวัลก็ต้องแยกกันอย่างชัดเจน เช่น ถ้าเป็นเรื่องเงินเดือน ก็ใช้ KPIs แต่ถ้าเป็นโบนัสพิเศษ ก็ใช้ OKRs มาเป็นองค์ประกอบในการตัดสิน เป็นต้น

3.4 ใช้คู่ขนานกันไปทั้ง 2 ระบบเลย โดยดูทั้ง OKRs และ KPIs เลย ถ้าเป็นแบบนี้ ก็จะยุ่งหน่อย เพราะต้องบอกว่าเราจะต้องให้ค่าน้ำหนักอย่างไร และถ้าใครเคยอ่านเรื่อง KPIs ก็จะเห็นว่า เขาจะไม่ได้มาวัดว่าถึงเป้าหมายไหม และเขาไม่ได้ใช้มาประเมินพนักงานตรง ๆ อีกต่างหาก การใช้รูปแบบนี้ อาจจะยุ่งยากในการทำความเข้าใจกับพนักงานสักหน่อยครับ ต้องสื่อสารดี ๆ

เอาเป็นว่า เขาเล่าจากประสบการณ์ให้ฟังแล้วกันครับ มันไม่มีระบบใดถูกหรือผิดหรอกครับ บางคนอาจจะบอกว่า Google ไม่ได้ทำอย่างนี้ ไม่ต้องตกใจครับ Google นั่นแหละครับที่บอกเองว่า องค์กรไม่จำเป็นต้องทำเหมือน Google เพราะแต่ละแห่งก็มีวัฒนธรรมที่แตกต่างกันไป อะไรที่ใช้ได้ดีในองค์กรหนึ่ง อาจจะไม่เหมาะกับองค์กรหนึ่งก็ได้

เอาเป็นว่า เอาใจช่วยก็แล้วกันนะครับ ขอให้ประสบความสำเร็จในการ Implement OKRs นะครับ

อ่านบทความอื่น ๆ ได้ที่ www.NopadolStory.com หรือเข้าร่วมกลุ่ม Line@ ได้ที่ https://line.me/R/ti/p/%40nopadolrompho หรือฟัง Podcast Nopadol’s Story ได้ที่ https://nopadolstory.podbean.com/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *